ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ

- сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності підтвердження факту одержання такого док-та. Здійснюється відповідно до зак-ва України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини між сторонами Е. д. Використання електрон, док-та у цив. відносинах регулюється заг. вимогами до вчинення правочинів, встановлених цив. зак-вом. Суб'єкти Е. д.: автор, підписувач, адресат і посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі такого документообігу. Автором і підписувачем електрон, док-та є фіз. або юрид. особа, яка його створила; адресатом — фіз. або юрид. особа, якій він адресується; посередником — фізична або юрид. особа, яка в установленому зак-вом порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електрон, док-тів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням ін. суб'єктів Е. д. Відносини, пов'язані з Е. д. та використанням електрон, док-тів, регулюються Законами України «Про інформацію» (1992), «Про науково-технічну інформацію» (1993), «Про захист інформації в автоматизованих системах» (1994), «Про зв'язок» (1995), «Про державну таємницю», «Про обов'язковий примірник документів» (обидва — 1999), «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (2001), «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003), а також ін. нормат.-прав. актами. Порядок і умови Е. д. визначаються держ. органами, органами місц. самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із зак-вом.

Відправлення та передавання електрон, док-тів здійснюються автором або посередником в електрон, формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікац., інформ.-телекомунікац. систем або шляхом відправлення електрон, носіїв, на яких записано даний док-т. Якщо автор і адресат у письм. формі попередню не домовилися про інше, датою і часом відправлення електрон, док-та вважаються дата і час, коли відправлення такого док-та не може бути скасоване особою, яка його відправила. У разі відправлення електрон, док-та шляхом пересилання його на електрон, носії, на яких записано цей док-т, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання. Електрон, док-т вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електрон, формі від адресата про одержання цього док-та автора, якщо інше не передбачено зак-вом або попередньою домовленістю між суб'єктами Е. д. У разі якщо поперед, домовленістю між даними суб'єктами не визначено порядок підтвердження факту одержання електрон, док-та, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи ін. способом в електрон, формі або у формі док-та на папері. Зазначене підтвердження має містити дані про факт і час одержання електрон, док-та та про відправника цього підтвердження.

Перевірка цілісності електрон, док-та проводиться шляхом перевірки цифрового електронного підпису. Суб'єкти Е. д. повинні зберігати електрон, док-ти на електрон, носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання док-тів на електрон, носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого зак-вом для папер. док-тів. Якщо зберігання док-тів на електрон, носіях інформації неможливе протягом строку, встановленого зак-вом для відповід. док-тів на папері, суб'єкти Е. д. повинні вживати заходів щодо дублювання док-тів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх період, копіювання відповідно до встановленого порядку обліку та копіювання док-тів. При зберіганні електрон, док-тів треба обов'язково додержувати таких вимог: інформація, що міститься в них, має бути доступною для її дальшого використання; має бути забезпечена можливість відновлення електрон, док-та в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; має зберігатися наявна інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електрон, док-та, а також дату і час його відправлення чи одержання. Суб'єкти Е. д. можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електрон, док-тів, користуючись послугами посередника, в т. ч. архівної установи.

Суб'єкти Е. д., які здійснюють його на договір, засадах, самостійно визначають режим доступу до електрон, док-тів, що містять конфіденц. інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, телекомунікац., інформ.-телекомунікац. системах, які забезпечують обмін електрон, док-тами, що містять інформацію, яка є власністю д-ви, або інформацію з обмеженим доступом, має забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до зак-ва. Учасники Е. д. користуються правами і мають обов'язки, встановлені для них зак-вом. Якщо в процесі організації Е. д. виникає необхідність у визначенні дод. прав та обов'язків його суб'єктів, що не визначені зак-вом, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договір, засадах. Спори між суб'єктами Е. д. вирішуються у суд. порядку. Особи, винні в порушенні зак-ва про Е. д., несуть відповідальність згідно із законами України.

В. П. Нагребельний, Г. Ю. Шемшученко.